Eliminare documenti operativi superati dell'Italian Down the Line
Guida per società TAV: come scartare le istruzioni operative obsolete dell'Italian Down the Line, conservando solo la versione vigente e mantenendo l'archivio storico per la tracciabilità.
Documenti operativi IDL
Un documento operativo IDL definisce la sequenza dei piattelli, la turnazione delle cinque postazioni e le procedure di sicurezza in pedana. Anche il programma di gara e le istruzioni del direttore di tiro rientrano in questa categoria.
Questi documenti vengono emessi in versioni che cambiano quando il regolamento FITAV o le linee guida del Comitato Regionale introducono nuove disposizioni. È necessario identificare ogni copia tramite numero di edizione e data di emissione.
- Il contenuto essenziale è la sequenza specifica dei lanci, non il formato del documento.
- Ogni documento deve essere riconducibile a un numero di edizione e a una data.
Criteri di cancellazione
Una versione è superata quando una nuova edizione del regolamento FITAV, un programma di gara aggiornato oppure una circolare interna ne annulla esplicitamente il contenuto. Verifica il numero di revisione e la data confrontandoli con l'indice ufficiale in vigore.
Prima di eliminare una copia, controlla che riguardi unicamente aspetti amministrativi o tecnici temporanei. Se contiene istruzioni sulla sicurezza o sulle distanze regolamentari dell'impianto, deve restare fino a sostituzione espressa.
- Confronta data e numero rev. con la documentazione ufficiale corrente.
- Le procedure di sicurezza conservano validità finché non vengono esplicitamente sostituite.
Storico contro vigente
Crea una cartella digitale separata per le revisioni passate, ad esempio 'archivio IDL storiche', dove spostare ogni versione sostituita. Utilizza una nomenclature come 'Regolamento_IDL_2021_Rev03' per evitare confusione.
Nel posto di lavoro – come la scrivania del direttore di tiro – lascia esclusivamente la stampa della versione vigente, contrassegnata con il codice attuale. Tutti i soci che prendono posto sulla pedana ricevono sempre la stessa copia.
- Nome cartelle distinte per 'storico' e 'vigente' evita errori di copia.
- In pedina, solo la revisione corrente è riportata sul fuori.
Errori da evitare
Un errore comune è utilizzare una sequenza di lancio presa da una versione precedente perché apparentemente simile, mentre le regole annuali o biennali possono cambiare il disegno del collimato. Non si deve mai cancellare un vecchio documento senza motivo documentato.
Per prevenire regressioni, inserire una nota di aggiornamento: sul nuovo documento indica data, versione e vocazione gerarchica del documento superato. Esempio: quando diffondi l'ordine di turnazione IDL per la nuova stagione, archivia il file della stagione precedente con la nota 'sostituito da rev. 04'.
- Nessuna eliminazione senza una nota esplicita di sostituzione.
- In ogni aggiornamento citare la versione precedente e il motivo per evitare confusione.